Tilskuddsforskrifter: Veileder til saksbehandlere om tilskudd

1Om veilederen

Formålet med denne veilederen er å styrke kulturmiljøforvaltningens kompetanse innen tilskuddsforvaltning. Veilederen skal bidra til korrekte avgjørelser og til en mest mulig enhetlig praksis. Veilederen gir føringer for forståelse av regelverk og skjønnsutøvelsen, samt at den gir dere praktiske anbefalinger og råd. Målgruppen er saksbehandlere, som er ansvarlig for forvaltning av tilskudd til kulturmiljøtiltak. Veiledningen gjelder forskrifter om tilskudd for postene 71, 72, 73, 74, 75, 77 og 79.

Veilederen er ikke uttømmende. Dere kan rette generelle spørsmål om tilskuddsforvaltning og saksbehandling i tilskuddssaker til Riksantikvaren.

2Overordnede vurderinger

2.1 Forvaltningen har plikt til å veilede, utrede saken og gi søker nødvendig informasjon

Forvaltningen har en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Veiledningsplikten følger av forvaltningsloven § 11 og gjelder for parter og andre med interesse for vårt saksområde. Formålet med veiledning er å bidra til at søkere og andre kan ivareta sine behov i saker og at de enkelte sakene får et godt og riktig resultat. Veiledningen skal peke på omstendigheter som kan få betydning for resultatet av saksbehandlingen.

Under saksbehandlingen og før saksbehandler treffer vedtak må forvaltningen sørge for at saken er så godt opplyst som mulig. Det kan være nødvendig å kontakte søker underveis, for å avklare opplysninger som søker kan ha grunnlag og interesse for å uttale seg om. Utrednings- og informasjonsplikten er nærmere beskrevet i forvaltningsloven § 17.

2.2 Grunner til å avvise en sak

Dersom vilkårene for å behandle en sak ikke foreligger, kan forvaltningen avvise saken gjennom et avvisningsvedtak.

Spørsmålet om en sak skal avvises, må ses i sammenheng med veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11. Dersom noen henvender seg til feil myndighet, skal saksbehandler veilede om hvor saken hører hjemme. I disse sakene skal vi ikke fatte noe formelt vedtak. Dersom søknaden inneholder feil, misforståelser eller uklarheter eller det er andre mangler som kan rettes, skal forvaltningen gi beskjed om det og eventuelt gi en frist for å rette opp mangelen. Det kan være behov å veilede søker. Hvor mye veiledning som skal gis, må vurderes ut fra søkers behov og sakens karakter.

En søknad kan normalt avvises dersom den kommer etter søknadsfristen. En annen grunn til avvisning kan være at søknaden ligger utenfor det ordningen gjelder. For eksempel vil det være riktig å avvise en søknad om tilskudd fra post 74 til et fartøy som verken har frednings- eller vernestatus. Dersom søknaden sorterer under andre myndigheter eller tilskuddsordninger, skal forvaltningen veilede søker om det.

I andre tilfeller kan det være mer tvilsomt om en søknad faller inn under en tilskuddsordning eller ikke. I tvilstilfeller bør saksbehandler realitetsbehandle søknaden framfor å avvise den. Da vil søker motta en begrunnet avgjørelse om hvorfor det ikke er gitt tilskudd.

Avvisningsvedtak er enkeltvedtak i forvaltningslovens forstand, selv om det ikke er et vedtak i selve «saken». Et vedtak om avvisning kan påklages.

3Statsstøtte og EØS-regelverket

EØS-avtalen inneholder et generelt forbud mot statsstøtte til virksomheter, jf. artikkel 61. Dette er av hensyn til konkurranse i markedet. Det er tilskuddsgiver som har ansvaret for at EØS-regelverket blir overholdt i tildelingene. Derfor er det dere som tilskuddsgiver som må vurdere om tilskuddet kan komme i konflikt med forbudet.

Vurderingen gjør dere i to steg:

Saksbehandler vurderer om forbudet mot statsstøtte gjelder for den aktuelle tildelingen.
Dersom forbudet gjelder, må saksbehandler vurdere om det foreligger et lovlig grunnlag for å kunne tildele tilskuddet. De fleste tildelinger skjer på grunnlag av reglene om unntak for bagatellmessig støtte

Mer informasjon om de to stegene finner du lenger ned dette kapittelet.

Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) har utarbeidet en veileder om statsstøtte (PDF) som kan gi ytterligere veiledning om regelverket.

3.1 Er tilskuddet “statsstøtte”?

Første skritt er å vurdere om forbudet om statsstøtte gjelder. I så fall må seks vilkår alle være oppfylt. Støtten regnes da som statsstøtte.

Vilkårene er at:

Tilskuddene er statlig støtte.
Støtten innebærer en økonomisk fordel.
Støtten er selektiv.
Støtten kan virke konkurransevridende.
Mottakeren av støtte er et foretak (foretaksvilkåret).
Støtten påvirker samhandelen mellom EØS-landene (samhandelsvilkåret).

For tilskuddsordningene i denne veilederen, vil de fire første vilkårene i de fleste tilfeller være oppfylt. De to siste må vurderes av dere som tilskuddsgiver.

Hva med dekning av antikvariske merkostnader?

Støtte til antikvariske merkostnader er å regne som en økonomisk fordel for mottakeren, selv om dette er kostnader som er pålagt av det offentlige. Subsidiering av kostnader for tiltak som er pålagt av myndighetene, er nevnt som et eksempel på en økonomisk fordel i NFDs veileder til statsstøttereglene. Dersom foretaksvilkåret og samhandelsvilkåret er oppfylt, vil derfor støtte til å dekke antikvariske merkostnader også regnes som statsstøtte.

3.1.1 Vurdering av foretaksvilkåret:

Et foretak er definert som en enhet som driver økonomisk aktivitet, uavhengig av enhetens juridiske status og måten virksomheten finansieres på.
Som økonomisk aktivitet regnes enhver aktivitet som består i å levere varer eller tjenester i et marked.

Privatpersoner som leverer tjenester i et marked, kan også regnes som foretak i EØS-rettslig forstand.

EØS-rettens foretaksbegrep er funksjonelt. Det betyr at den samme virksomheten kan drive både økonomiske og ikke-økonomiske aktiviteter, og dermed anses som foretak i én relasjon og ikke som foretak i en annen. Dette er for eksempel tilfelle for mange kommuner. Det er bare støtte til de økonomiske aktivitetene som i så fall vil regnes som statsstøtte. Dette forutsetter at virksomheten har etablert et regnskapsmessig skille mellom den økonomiske og den ikke-økonomiske aktiviteten

EU-kommisjonen gir veiledning om hva som regnes som økonomisk og ikke-økonomisk aktivitet på kultur- og kulturarvsfeltet i punkt 2.6 i sin veileder Notion of State aid.

De mest aktuelle tilfellene kan oppsummeres slik:

Må besøkende betale? Eksempler på ikke-økonomiske aktiviteter er aktiviteter innen kultur og bevaring av kulturarven som offentligheten har gratis adgang til. Der det kreves betaling av de besøkende, vil aktiviteten likevel regnes som ikke-økonomisk når den er åpen for allmennheten og betalingen kun dekker en brøkdel av de faktiske omkostningene ved aktiviteten.
Er det flere som tilbyr samme aktivitet? Aktiviteter som objektivt sett ikke er mulige å erstatte (som for eksempel å føre offentlige arkiver som inneholder unike dokumenter), slik at det er utelukket at det finnes et egentlig marked, regnes heller ikke som økonomiske aktiviteter.
Er aktiviteten kommersiell? Aktiviteter som primært finansieres av besøkende, gjennom brukerbetaling eller andre kommersielle tiltak, regnes som økonomiske aktiviteter. Eksempler som nevnes er kommersielle utstillinger, kinoer, kommersielle konserter og festivaler.
Gagner aktiviteten bare en enkelt eller et utvalg virksomheter? Aktiviteter som utelukkende kommer visse virksomheter til gode, for eksempel restaurering av en historisk bygning som brukes av en privat virksomhet, vil også vanligvis regnes som økonomiske.

3.1.2 Vurdering av samhandelsvilkåret:

I utgangspunktet skal det lite til før vilkåret om at støtten kan påvirke samhandelen er oppfylt. Eksempler på saker der samhandelsvilkåret ikke er oppfylt, er støtte til rent lokale aktiviteter, der

sannsynligheten for kunder fra andre medlemsstater er liten, og
tiltaket er antatt å kun ha en marginal innvirkning på grenseoverskridende investeringer eller etableringer.

EU-kommisjonen nevner i punkt 6.3 i veilederen Notion of State aid at det sannsynligvis bare er støtte til store og velkjente kulturinstitusjoner og -begivenheter som promoteres utenfor egne regioner, som vil kunne påvirke samhandelen mellom medlemsstatene. Eksempler som er nevnt på økonomiske aktiviteter som ikke antas å påvirke samhandelen mellom EØS-landene, er der et ikke-kommersielt museum har en butikk, bar eller betalingsgarderobe for besøkende.

3.2 Er støtten bagatellmessig?

Andre steg er å sjekke om tilskuddet kan gis på grunnlag av reglene om bagatellmessig støtte. Det er lovlig å tildele statsstøtte tilsvarende 300 000 euro over en periode på tre regnskapsår for den enkelte virksomhet. Beløpsgrensen gjelder alle tilskudd gitt som bagatellmessig støtte fra staten per foretak, og ikke til det enkelte prosjekt/formål.

Hvor mye det er mulig å gi som bagatellmessig støtte, avhenger dermed av hvor mye mottakeren har fått av annen bagatellmessig støtte fra tilskuddsgiveren selv og alle andre statlige virksomheter. Tilskuddsgiveren må derfor sjekke om aktuelt tilskuddsbeløp vil gjøre at mottakeren samlet mottar mer enn beløpsgrensen for bagatellmessig støtte. Tilskuddsgiver skal skriftlig informere tilskuddsmottaker om at tilskuddet gis som bagatellmessig støtte og beløpets størrelse, slik at søkere skal ha oversikt over hva de tidligere har mottatt som bagatellmessig støtte.

Støttegrensen på 300 000 euro gjelder per foretak. Dersom støttemottaker er del av et større konsern, kan bagatellmessig støtte gitt til andre deler av konsernet være inkludert i beregningen av tidligere mottatt bagatellmessig støtte. Det avgjørende er hva som regnes som ett og samme «foretak» i henhold til definisjonen i artikkel 2 nr. 2. i Forordningen om bagatellmessig støtte.

Dersom tilskuddet gis i henhold til reglene om bagatellmessig støtte, må dere informere om dette i vedtaket eller tilskuddsbrevet. Dere må også henvise direkte til Europakommisjonens forordning nr. 2831/2023.

3.3 Kan støtten gis med hjemmel i Gruppeunntaksforordningen?

Tilskuddet kan også gis med hjemmel i Gruppeunntaksforordningen. Denne inneholder en rekke tiltak som er forhåndsgodkjent av ESA, og som derfor regnes som lovlig statsstøtte. Artikkel 53 i Gruppeunntaksforordningen gjelder støtte til kultur og bevaring av kulturarv. Tilskuddsordningen må meldes inn til ESA dersom tilskudd skal gis med hjemmel i Gruppeunntaksforordningen. Tilskuddsordningene på fartøyvernfeltet er meldt inn, men Riksantikvaren kan melde inn flere tilskuddsordninger hvis det er behov.

Hvis dere skal gi tilskudd med hjemmel i Gruppeunntaksforordningen må både de generelle kravene i Gruppeunntaksforordningen kapittel 1 og de spesifikke vilkårene i artikkel 53 være oppfylt. Vi gjør særlig oppmerksom på følgende vilkår:

Tilskudd kan ikke gis til «foretak i vanskeligheter», jf. artikkel 1 (4) c):

Et foretak er ansett for å være i vanskeligheter, dersom minst én av omstendighetene listet opp i Gruppeunntaksforordningen artikkel 2 pkt. 18 bokstav a-e har inntruffet. For å kunne vurdere dette, må tilskuddsgiver innhente relevant informasjon fra tilskuddsmottaker om bl.a. selskapets størrelse og økonomi (I Digisak er det utarbeidet en oppgave der søker må sende inn en egenerklæring der de bekrefter at de ikke er et foretak i vanskeligheter).

Tilskuddet kan dekke opp til 80 % av de støtteberettigede kostnadene i henhold til definisjonen av støtteberettigede kostnader i Gruppeunntaksforordningen artikkel 53 avsnitt 4 og 5.

Dere som tilskuddsgiver må registrere tilskudd som tilsvarer 100 000 euro eller mer i Registeret for offentlig støtte ved Brønnøysundregistrene, jf. støtteprosessloven § 7.

4Vurdere og prioritere søknadene

4.1 Hvem kan motta tilskudd

Tilskuddsforskriftene har ikke spesifikke bestemmelser om hvem som kan motta tilskudd. Dette varierer i de enkelte forskriftene. Her er noen eksempler:

Forskriften for post 71 har som overordnet formål å bevare fredete kulturminner og kulturmiljø i privat eie. Det framgår av § 1 og § 7.
Forskriften for post 72 § 4 sier at det kan gis tilskudd til eiere og forvaltere av tekniske og industrielle kulturminner.
Forskriften for post 74 angir i § 3 at eiere, forvaltere, organisasjoner, foreninger og prosjekter som opererer innenfor ordningens formål kan få tilskudd.
Forskriften for post 75 om tilskudd til fagutvikling i fartøyvernet sier at det kan gis tilskudd til nasjonale fartøyvernsentre og andre aktører med relevant kompetanse.
Forskriften for post 77 sier i § 3 at fylkeskommuner, kommuner, Longyearbyen lokalstyre, museer, organisasjoner, bedrifter og privatpersoner kan søke tilskudd etter ordningen.
Forskriften for post 79 sier i § 3 at fylkeskommuner, kommuner, museer, organisasjoner, bedrifter og privatpersoner kan søke tilskudd etter ordningen.

4.2 Hvordan tilskudd fastsettes

Alle tilskuddsforskriftene angir at forvaltningen skal bestemme om og hvor mye tilskudd som skal tildeles etter en skjønnsmessig vurdering. Hva som skal vektlegges i skjønnsvurderingen, framgår av de forskjellige bestemmelser for de enkelte ordningene. Enkelte av ordningene, særlig under post 73, har så spesifikke kriterier at det blir lite rom for skjønn. I vurderingen av hvem som skal prioriteres må saksbehandler se hen til:

formålsbestemmelsene
bestemmelsene om hva det kan gis tilskudd til og
bestemmelsene om hvordan tilskudd fastsettes.

4.2.1 Særlig om post 71 og prioritering av private eiere og forvaltere

Forskriften for post 71 gir en klar føring for prioritering i § 7 andre ledd:

Ved fordeling skal private eiere og forvaltere av kulturminner og kulturmiljø som er fredet, midlertidig fredet eller der fredningssak pågår prioriteres.

Forskriften gir ingen definisjon på hvem eller hva som skal regnes som private. Riksantikvaren anbefaler å bruke sektorkodene i enhetsregisteret i Brønnøysund som hjelp i vurderingen av hvem som er privat. Postomtalen i Statsbudsjettet for 2025 sier at fredet kulturmiljø eid av privatpersoner skal prioriteres ved tildeling.

4.2.2 Antikvariske merkostnader – kulturminneloven § 15 a

Kulturmiljøforvaltningen kan gi dispensasjon fra vedtak om fredning og fredningsbestemmelser etter kulturminneloven § 15 a. Når det blir gitt dispensasjon, kan de stilles vilkår for gjennomføring av tiltaket. Dersom det blir stilt vilkår som fordyrer arbeidet, har eier eller bruker krav på hel eller delvis dekning av utgiftsøkningen jf. § 15 a andre ledd: Bestemmelsen gjelder fredete byggverk og anlegg etter § 15, automatisk fredete erklærte stående byggverk fra 1537-1649, jf. kulturminneloven § 4 tredje ledd og fredete båter jf. kulturminneloven § 14 a tredje ledd. Bestemmelsen er ikke gjort gjeldende for kulturminner fredet etter kulturminneloven §§ 19, 20 eller 22a. Bestemmelsen gir eier eller bruker en klar rett til vederlag.

Saksbehandler må vurdere og prioritere hvordan rettskrav skal dekkes. Ettersom rettskravet etter § 15 a omfatter forskjellige kategorier kulturminner, er flere av tilskuddsordningene aktuelle for å dekke slike rettskrav: Bestemmelsen får anvendelse på alle automatisk fredete erklærte stående byggverk fra perioden 1537-1650 jf. kulturminneloven § 4 tredje ledd, fredete båter jf. § 14 a. Den omfatter også objekter som er fredet etter § 22 a, men det tildeles ikke tilskudd til kulturminner i statlig eie.

4.2.3 Kostnader til prosjektoppfølging

Flere av tilskuddsforskriftene gir tilskuddsmottaker rett til å bruke 10-15 % i til prosjektledelse eller prosjektoppfølging, forbundet med tiltak det gis tilskudd til. Dette er begrenset til prosjektledelse og -oppfølging i de konkrete prosjektene det som har fått tilskudd.

4.2.4 Totalkostnad og egenandel

Det er bare to av forskriftene som har bestemmelser om hvor mye av totalkostnaden i et prosjekt som kan dekkes av tilskudd:

7 tredje ledd i forskriften for post 71 sier at tilskudd som hovedregel ikke skal overstige 50 % av totalkostnaden.
6 i forskriften for post 77 har en tilsvarende bestemmelse.

For tilskudd fra post 71 skal unntak vurderes i lys av «kulturmiljøets verdi, nytten av kulturmiljøet og om det foreligger et særlig stort vedlikeholdsansvar i forhold til nytten». Post 77 har ingen føringer for hva som skal legges til grunn i vurderingen av unntak.

Bestemmelsene om hvor mye av totalkostnadene tilskuddet kan dekke innenfor post 71 og 77, forutsetter at tilskuddsmottaker skaffer resten av finansieringen på annet vis. Det kan være gjennom egne midler eller støtte fra andre, for eksempel tilskudd fra andre ordninger. Verdien av egen innsats, dugnad og materialer fra egen eiendom/produksjon kan også regnes med som en del av finansieringen. Innenfor post 71 (fredete kulturminner i privat eie) og post 74 (fartøy) er verdien av dugnad og egeninnsats satt til kr. 350 per time i søknadsskjemaet i Digisak. Dette er samme sats som Norsk Kulturminnefond bruker.

Egenandel og/eller annen finansiering bør også vurderes for tildelinger fra de andre tilskuddsordningene, selv om forskriftene ikke sier noe spesifikt om hvor mye av totalkostnaden tilskudd kan dekke.

Forvaltningen må gjøre konkrete vurderinger i hver enkelt sak om hvorvidt dere skal stille krav om egenandel, og i så fall hvor høy denne skal være. Krav om egenandel må gå tydelig frem av tilskuddsbrevet.

4.2.5 Merverdiavgift

Tilskudd til privatpersoner og andre som ikke får fradrag for merverdiavgift, skal beregnes inkludert merverdiavgift. For bedrifter og organisasjoner som skal betale merverdiavgift til staten, er merverdiavgiften som regel ingen kostnad, siden næringsdrivende som regel får fradrag for denne.

Det er de reelle kostnadene som skal ligge til grunn for vurderingen av hvor mye tilskudd dere kan gi. Dere skal ikke gi tilskudd til merverdiavgift, dersom tilskuddsmottaker får merverdiavgiften refundert. Opplysninger om refusjon for merverdiavgift er derfor nødvendig for å bestemme tilskuddsbeløpet. Tilskuddsforskriftene krever at søkeren oppgir i søknaden om de har eller forventer å få refusjon for merverdiavgift for tiltaket de søker om.

Om landbrukssektoren

Søkere fra landbrukssektoren kan i noen tilfelle ha plikt til å betale merverdiavgift og i andre tilfelle få fradrag som næringsdrivende. Hva som gjelder for den enkelte søknaden, vil da være avhengig av hvilken bruk den konkrete bygningen eller anlegget har. Søkeren skal regnes som næringsdrivende hvis søknaden gjelder tilskudd til bygninger og anlegg som inngår i landbruksnæringen. Bygninger og anlegg som brukes til serveringsvirksomhet er også underlagt merverdiavgiftsloven, mens bygninger og anlegg som brukes til utleie kan registreres og eier kan oppnå fradrag. Gjelder søknaden en bygning eller et anlegg som ikke er registrert som en del av næringsvirksomhet, regnes søkeren som privatperson.

Det vil si at dere skal beregne tilskudd til tiltak på bygning eller anlegg som inngår i næringsvirksomheten uten merverdiavgift, mens tilskudd til tiltak på bygning eller anlegg som ikke inngår i næringsvirksomheten skal beregnes inkludert merverdiavgift.

Frivillige

For frivillige organisasjoner er det andre regler som gjelder. Sorterer søkeren under momskompensasjonsordningen innenfor kultursektoren, skal tilskudd beregnes på grunnlag av kostnader inkludert merverdiavgift. Ordningen har til hensikt å stimulere frivillighet, og kompensasjon blir både søkt om og eventuelt innvilget i ettertid. Denne formen for momskompensasjon skal ikke gå til fradrag ved beregningen av tilskuddsbeløp, jf. Merverdiavgiftskompensasjon for frivillige organisasjoner – regjeringen.no

4.2.6 Tilskuddets varighet

Bestemmelsen i tilskuddsforskriften om hvordan tilskudd fastsettes, sier at tilskuddet fastsettes for ett år av gangen (dette gjelder ikke for forskriften for post 70, tilskudd til automatisk fredete og andre arkeologiske kulturminner).

Dette har sammenheng med grunnleggende prinsipper for statsbudsjettet, som sier at en bevilgning gjelder for kalenderåret.

Bevilgningsreglementet gir en unntaksmulighet fra dette ettårsprinsippet. Bevilgninger fra poster på statsbudsjettet med stikkordet «kan overføres» også kan gjøres gjeldende påfølgende budsjettår. Dette unntaket gjelder for alle tilskuddsordningene i denne veilederen.

Unntaket er begrenset til overføring av ubrukte midler til de to påfølgende budsjettårene, jf. Bevilgningsreglementet § 5 tredje ledd punkt 2.

Dette innebærer at det er mulig å gjøre et vedtak om tilskudd gjeldende i tre budsjettår. Etter dette, bortfaller retten til midler som er gitt i vedtaket. Ubrukte midler er dermed ikke tilgjengelige etter utløp av det andre kalenderåret etter vedtaksåret. Tilskuddsbrevet må ha en presis angivelse av tilskuddets varighet.

4.3 Vilkår for tilskuddet

Tilskuddsbrevet skal beskrive eventuelle vilkår for bruken av midlene. Vilkårene skal være saklige og forholdsmessige. Det betyr at det skal være en nær sammenheng mellom det tilskuddet dere gir og det som kreves for å gjennomføre tiltaket. Samtidig må fordelene ved vilkåret være større enn ulempene for tiltakshaver.

Vilkår er rettslig bindende for tilskuddsmottaker. Derfor er det avgjørende at det går tydelig fram i vedtaket hva som faktisk er vilkår, og som derfor er bindende for mottakeren. Det bør være enkelt å se lese ut av brevet hva som er vilkår og de bør være utformet slik at det er lett for mottaker å forstå og kunne innrette seg etter de vilkårene som er stilt.

Forskriftene inneholder også vilkår og betingelser for tildelt tilskudd. De viktigste av disse må dere omtalte eller gjengi i tilskuddsbrevet. Det kan for eksempel gjelde:

Krav til informasjon om endrede forhold
Gjøre samarbeidsparter kjent med vilkårene for tilskuddet
Krav til regnskap
Krav til rapportering
Krav om dokumentasjon

Tilskuddsbrevet skal også opplyse om aktuelle kontrolltiltak og reaksjoner ved brudd på vilkår eller betingelser for bruk.

5Begrunnelser for vedtak

Forvaltningsloven § 24 bestemmer at alle enkeltvedtak skal begrunnes. Det er to hovedgrunner til dette.

Mottaker skal kunne forstå vedtaket, og skal kunne vurdere grunnlaget for eventuell klage eller begjæring om omgjøring.
Gode begrunnelser bidrar til en god og effektiv forvaltning når de oppfyller grunnleggende standarder.

Gode begrunnelser bidrar til riktige og gode vedtak, effektiv overprøving, likebehandling av saker og vil gi veiledning om praksis for senere saker. Gjennom gode begrunnelser viser saksbehandler at avgjørelsene er godt forankret i regelverket og at saken er gjennomarbeidet. En god begrunnelse synliggjør hvilke tiltak tilskuddsgiver prioriterer og hva som er vektlagt i skjønnsvurderingen.

Forvaltningsloven § 25 har bestemmelser om hva begrunnelsen skal inneholde. Begrunnelsen i vedtak om innvilgelse eller avslag på søknad om tilskudd må ha med disse hovedelementene:

Reglene vedtaket bygger på

I begrunnelsen skal forvaltningen vise til de reglene vedtaket bygger på. I vedtak etter tilskuddsforskriftene, er det relevant å vise til bestemmelsene om:

formål/målgruppe
hva det kan gis tilskudd til
hvordan tilskudd skal fastsettes

De faktiske forholdene i saken

Begrunnelsen må nevne hvilke faktiske forhold som vedtaket bygger på. Det vil variere fra sak til sak og fra ordning til ordning hva som kan være relevant her. I mange tilfeller er vernestatus og kulturminneverdi sentralt under dette punktet. I andre saker kan det være tiltakets karakter eller andre forhold som bør omtales.

Hovedhensynene som har vært avgjørende ved skjønnsutøvelsen

Begrunnelsen må nevne hovedhensynene som har vært avgjørende ved skjønnsutøvelsen. I vedtak om tilskudd er det relevant å vise til bestemmelsene om:

overordnede føringer og rammer
konkrete prioriteringer i den enkelte saken

6Utbetaling, kontroll og rapportering

6.1 Utbetaling

Tilskuddsforskriftene har egne bestemmelser om utbetaling. De sier at tilskudd skal utbetales etterskuddsvis for dokumenterte utgifter etter anmodning fra tilskuddsmottaker. Enkelte forskrifter har bestemmer om at tilskudd til lønn eller forvaltning, drift og vedlikehold utbetales i rater.

Dette følger punkt 6.3.5 i Bestemmelser om økonomistyring i staten, hvor det er angitt at tilskudd skal utbetales etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene slik:

Tilskudd til driften av en virksomhet skal utbetales i terminer (pr. måned, kvartal eller halvår), avpasset etter størrelsen av tilskuddet og de formålene som skal tilgodeses.
Tilskudd til lønn skal utbetales så nær tidspunktet for lønnsutbetaling som mulig.
Tilskudd til større anskaffelser skal utbetales så nær oppgjørstidspunktet som mulig.
Tilskuddene skal utover dette ikke nyttes til å regulere virksomhetens likviditet. Det skal ikke være anledning til å fremskynde utbetalinger, slik at mottakeren kan plassere tilskudd som rentebærende innskudd eller lån for å oppnå inntekter i tillegg til det bevilgede beløpet.

6.2 Kontroll

Tilskuddsforskriftene har egne bestemmelser om tilskuddsgivers rett til å føre kontroll med at betingelsene og vilkårene blir fulgt, og rett til å innhente opplysninger. Her framgår det at tilskuddgiver kan gjennomføre kontroll ved å kreve ytterligere opplysninger og dokumentasjon, innhente opplysninger fra andre myndigheter og å gjennomføre stedlig tilsyn underveis eller etter ferdigstillelse.

Kontroll med bruken av tilskuddet er også forankret i bestemmelsene om stans og tilbakebetaling. Første ledd i disse bestemmelsene gir tilskuddsgiver mulighet til å stoppe videre utbetalinger, hvis betingelser og vilkår for tilskuddet ikke blir fulgt. Tilskuddsgiver kan kreve tilbakebetaling hvis slike forhold blir avdekket etter at tilskuddet er utbetalt.

Kontroll kan og bør skjer på flere stadier.

6.2.1 Kontroll underveis er viktigst

Kontroll underveis i gjennomføringen av et prosjekt – ved anmodning om utbetaling eller annet, og før midler er utbetalt – kan være viktigere enn kontroll ved sluttrapportering. Da kan det være mulig å gjøre justeringer hvis det er tvil om arbeidene blir utført i overenstemmelse med vilkårene. Kontrollen kan da bidra til korrigering i tide, i tråd med hensynene bak tildelingen og vilkårene for tilskudd.

6.3 Rapporteringsplikter

Tilskuddsforskriftene har egne bestemmelser om sluttrapportering. Sluttrapport skal foreligge senest tre måneder etter at tiltaket er gjennomført. Bestemmelsene angir også krav til innhold i sluttrapporten. (Forskriften for post 77 har en annen bestemmelse om rapportering.)

Tilskuddsgiver kan stille utdypende krav til innholdet i sluttrapporten. Hva som er viktig å ha med i rapporten kan variere fra prosjekt til prosjekt. Kravene i forskriften skal forstås som et minimum. Eventuelle krav til innhold i sluttrapport, utover de generelle kravene i forskriften, må framgå av tilskuddsbrevet.

Et aktuelt spørsmål er om tilskuddsgiver kan, eller bør, vente med sluttutbetaling til sluttrapporten foreligger. Dette må ses opp mot hovedregelen om at mottaker skal få utbetalt midler hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene, jf. pkt. 6.3.5 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Et tilskudd er støtte til kostnadsdekning, og økonomireglementet gir tilskuddsmottaker rett til å få utbetalt pengene fortløpende når det påløper utgifter.