Personvern og informasjonskapsler

Personvernerklæring for Riksantikvaren

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som indirekte kan knyttes til deg. I denne personvernerklæringen kan du lese om hvordan vi samler inn og bruker informasjon om deg. Her finner du informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør dette, og hvilke rettigheter du har etter personvernlovgivningen.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene Riksantikvaren behandler om deg er øverste leder, riksantikvaren.

Kontaktinformasjon:
Besøksadresse: Dronningens gate 13, 0152 Oslo
Postadresse: Postboks 1483 Vika, 0116 Oslo
E-post: postmottak@ra.no
Organisasjonsnummer: NO 974 760 819
Telefon: +47 22 94 04 00

Når samler Riksantikvaren inn personopplysninger?

Formålet med Riksantikvarens behandling av personopplysninger er i første rekke å ivareta våre forvaltningsoppgaver innenfor kulturminnevernet.

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

•  Vi fatter vedtak om fredning
• Du har søkt om dispensasjon
• Du har søkt om tilskudd
• Du har sendt oss en klage
• Du har bedt om innsyn etter offentleglova
• Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
• Du er bruker av Digisak, Askeladden eller Kulturminnesøk
• Du har meldt deg på kurs eller seminar
• Du har søkt jobb hos oss

Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:

• Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og dine opplysninger kommer frem i redegjørelsen
• En klage eller fredningssak inneholder opplysninger om deg
• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
• En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
• En jobbsøker har angitt deg som referanse

Saksbehandling

Når Riksantikvaren har saker til behandling, for eksempel gjennom søknader og klager, behandler vi personopplysninger for å kunne ivareta våre oppgaver. Vi behandler blant annet kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Det kan inkludere opplysninger om lovovertredelse, helseopplysninger, eiendomsopplysninger, kontonummer og lignende.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for utøvelse av offentlig myndighet som er pålagt oss, jf. kulturminneloven, plan- og bygningsloven og forvaltningsloven.

Dersom henvendelsen inneholder, eller saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. kulturminneloven, plan- og bygningsloven og forvaltningsloven.

Arkiv og offentlighet

Riksantikvaren har plikt til å føre postjournal. Dette følger av offentleglova § 10. Vi journalfører all korrespondanse vi sender og mottar i forbindelse med saksbehandling. Hovedregelen i offentleglova § 3 er at alle saksdokumenter i forvaltningen skal være offentlig tilgjengelige, med mindre de av helt spesielle grunner kan unntas fra offentlighet. Dette gjelder for eksempel opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

Riksantikvaren bruker eInnsyn, som er en åpen, offentlig søketjeneste som alle kan bruke for å søke og bestille innsyn i brev og dokumenter.

Riksantikvarens arkiveringsplikt.

Dette følger av arkivlova § 6. Dette betyr at saksdokumenter, jobbsøknader og liknende lagres i arkivet vårt på ubestemt tid. Etter en bestemt periode, overføres alle dokumentene til Arkivverket i tråd med arkivloven § 10.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, altså at behandlingen er nødvendig for å etterleve våre rettslige forpliktelser, jf. arkivlova og offentleglova. Der det er snakk om særlige kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

E-post

Vi bruker e-post for å utføre våre oppgaver. E-post vi har mottatt skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for vår daglige oppgaveløsing, eller er omfattet av arkiveringsplikten.

Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes per e-post.

Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av personopplysninger i e-poster er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. kulturminneloven, plan- og bygningsloven og forvaltningsloven.

Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i våre systemer som behandler personopplysninger.

Behandlingsgrunnlaget for skanningen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Riksantikvaren har en rettslig plikt til å sikre informasjonssikkerhet etter personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav f og 32.

Nyhetsbrev

Riksantikvaren sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker det. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrevet, må du registrere en e-postadresse. Du kan velge om du også vil oppgi for- og etternavn. E-postadressen lagres i en egen database som er driftet av vår databehandler Make AS, og vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrevet. Den deles ikke med andre og slettes hvis du gir oss beskjed om at du ikke lenger ønsker å få tilsendt nyhetsbrevet. Vi sletter også opplysningene dersom vi får melding om at e-postadressen ikke lenger er aktiv.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet.

Askeladden

Hvis du får tilgang til databasen, lagrer vi navnet, brukernavnet og e-postadressen din i systemet. Navnet ditt blir knyttet til kulturminner du registrerer i databasen. Dette er for at det skal fremgå hvem som er ansvarlig for det som er registrert.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst be oss om å slette brukerprofilen din. Dette vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake. Se også egne brukervilkår for tjenesten.

Kulturminnesøk

Hvis du oppretter en brukerprofil, blir navnet ditt og e-postadressen din lagret i systemet. Navnet ditt blir knyttet til kulturminner, fotografier og kommentarer du legger inn i Kulturminnesøk. Dette er for at det skal fremgå hvem som er ansvarlig for det som er registrert.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å slette brukerprofilen din. Du kan også slette de registreringene du har lagt inn i databasen. Dette vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake. Se også egne brukervilkår for tjenesten. .

Vi vil bruke e-postadressen din til å sende deg brukerundersøkelser. Det er frivillig å besvare undersøkelsene og svarene dine vil ikke deles med andre.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordringen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre systemene våre.

Digisak

Personopplysninger (navn, adresse, e- postadresse etc.) du har oppgitt i våre tjenester for å opprette en brukerkonto, blir lagret i våre databaser. Det er Riksantikvaren som er behandlingsansvarlig for disse personopplysningene i Digisak. Det er fylkeskommunene som er behandlingsansvarlig for opplysninger du må oppgi i forbindelse med saksbehandlingen i første instans. Disse opplysningene deles bare med Riksantikvaren ved eventuell klagesaksbehandling.

Når du oppretter en brukerprofil, blir personopplysningene du har oppgitt (navn, adresse, e‑postadresse og telefonnummer) lagret i systemet. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst be oss om å slette brukerprofilen din. Dette vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake. Se også egne brukervilkår for tjenesten.

Når vi behandler saker som kommer inn til oss gjennom Digisak, behandler vi opplysninger som er nødvendige for saksbehandlingen. Opplysningene du gir oss vil bli lagret i vårt arkiv.

Skjema og påmeldinger

Når du melder deg på kurs og arrangementer, vil vi be om opplysninger som navn, kontaktinformasjon, arbeidssted og fakturareferanse. Formålet med behandlingen er å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementer og utarbeide deltakerlister. Opplysningene blir slettet etter at arrangementet er avsluttet.

Behandlingsgrunnlaget er først og fremst personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som tillater oss å behandle dine personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke.

Noen ganger sender vi ut spørreundersøkelser i tilknytning til arrangementet du har deltatt på. Behandlingsgrunnlaget vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Våre berettigede interesser er å øke vårt kunnskapsgrunnlag for å gjøre tjenestene våre bedre, kartlegging av ulike forvaltningstemaer og prosjektrapporteringer.

Jobbsøkere

Hvis du søker jobb hos oss, vil vi behandle de opplysningene du gir oss i søknaden, CV, vitnemål og attester. I tillegg bruker vi de opplysningene du gir oss i eventuelle intervjuer. Vi kan også gjennomføre egne undersøkelser, for eksempel gjennom samtaler med referansene dine.

Vi bruker jobbsøkerportalen Webcruiter til å administrere søknadene. De blir også lagret i vårt arkiv.

Behandlingsgrunnlaget for å vurdere søknaden din er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger på en jobbsøkers anmodning før en eventuell arbeidsavtale inngås.

Vi anser søknaden din for å være en anmodning om å behandle personopplysningene dine, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Dersom du oppgir at du har en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet, har vi plikt til å kalle inn minst én søker med slik funksjonsnedsettelse til intervju. Dette følger av forskrift til lov om statens ansatte mv. § 6.

Behandlingsgrunnlaget for disse opplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som tillater oss å behandle slike opplysninger når det er nødvendig for å etterleve vår rettslige forpliktelse på arbeidsrettsområdet, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b.

I andre tilfeller er vårt behandlingsgrunnlag personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Stillingssøknader og CV som oppbevares i jobbsøkersystemet til Webcruiter, slettes etter to år. Søknader, søkerlister og innstillinger lagres i vårt arkiv.

Besøksregistrering

Når du kommer på besøk til oss, ber vi deg om å registrere navn og telefonnummer og navnet til den du skal besøke. Opplysningene blir automatisk slettet etter tre dager. Du kan også velge at opplysningene lagres i en lenger periode.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigedes interesse er å sikre tilgangen til Riksantikvarens lokaler.

Analyse og statistikk

Vi ønsker å utvikle og forbedre nettsidene våre. Derfor benytter vi analyseverktøyet Matomo for å se hvordan de besøkende bruker nettsiden. Når du søker på nettsidene våre, lagrer vi informasjon om hvilke søkeord du bruker. Dette gjør vi for å forbedre våre informasjonstjenester.

Matomo er en anonymisert bruker-ID funksjon, som lar oss identifisere den samme brukeren på tvers av forskjellige enheter uten å benytte personlige data. Dette betyr at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til deg som bruker.

Riksantikvaren benytter logger fra webserveren vår for å skape statistikk.

Du kan når som helst slå av funksjonen i nettleseren din. Vi gjør oppmerksom på at dette kan føre til at tjenesten ikke virker som den skal. På nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.

Cookies og samtykke

Når du besøker riksantikvaren.no installerer vi informasjonskapsler (cookies) som er nødvendige for at du skal kunne benytte deg av nettsidene våre. Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen din når du laster ned en nettside. Riksantikvaren bruker i dag informasjonskapsler til fire formål:

• For at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere.
• For å utvikle og forbedre våre nettsider (webanalyse).
• For å kunne publisere tidsskrifter (issuu document?)
• For å la deg spille av videoer (som for eksempel digitale seminarer?)

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til:

• å kreve innsyn i egne opplysninger
• be oss om å rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende
• i gitte situasjoner å be oss om å slette opplysninger om deg selv
• i noen situasjoner å be oss om å begrense behandlingen av opplysninger om deg
• å protestere på vår behandling av opplysninger om deg, dersom vi behandler opplysningene med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining
• be oss om å overføre opplysninger om det til deg eller til en annen behandlingsansvarlig dersom vi behandler disse opplysningene med grunnlag i samtykke eller en kontrakt
• å klage til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysninger. Vi oppfordrer deg allikevel til alltid å ta kontakt med oss først.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene hos Datatilsynet.

Spørsmål knyttet til dine personopplysninger

Du kan henvende deg til vårt postmottak med spørsmål knyttet til personopplysninger om deg. Henvendelsen sendes per e-post til postmottak@ra.no. Vi svarer på din henvendelse så fort som mulig, senest innen 30 dager.

For å kunne besvare din henvendelse, ber vi deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi kan besvare din henvendelse. Dette gjør vi for å være sikre på at vi bare gir tilgang til dine personopplysninger til deg, og ikke til andre som utgir seg for å være deg.

Sist oppdatert 31.08.2023