Krav til overordnet forprosjekt for kulturhistorisk viktige kirker

Innledning

Kravene under gir en oversikt over de elementene som skal være med i et overordnet forprosjekt.

Den er delt opp i poster, som man finner igjen i malen som er laget til bruk for eventuell anskaffelse av rådgiver for gjennomføring av overordnet forprosjekt. Hvis noen av punktene er gjennomført tidligere, må dokumentasjon om dette legges ved søknaden.

Noen elementer i postene i kravene kan gå igjen. Eksisterende tegninger, kart over tidligere gravetraseer og historiske dokumenter er eksempler på elementer som går igjen i flere poster. Det er viktig å påse at man koordinerer arbeidet godt, slik at man ikke gjør samme arbeid flere ganger. Slike ressurser må gjøres tilgjengelig til alle fag.

Til hver post er det laget en beskrivelse som forklarer hva som skal gjennomføres. Det er også laget et sett med maler og veiledningsmateriell som er lagt ved kravene. I poster der det finnes er det listet opp relevante vedlegg. Beskrivelsen må sees i sammenheng med vedleggene.

Post 001 Tilstandsvurdering, utvidet nivå 2 undersøkelse

Det er krav om at utførende registrator har nødvendig fagkompetanse og relevant detaljkunnskap om kirkelige konstruksjoner for tidsepoken til den aktuelle kirken som det skal gjøres en tilstandsvurdering av.

Det kreves også en inngående kjennskap og forståelse til bruk av metodikken som er utarbeidet av Norsk Standard:

• NS3424 (tilstandsanalyse av byggverk)
• NS16096 (tilstandsanalyse av fredede og verneverdige bygninger)

Disse standardene med veiledning kan kjøpes på standard.no/nettbutikk

Selve tilstandsanalysen består av observasjon, undersøkelse og dokumentasjon. Det er en utvidet nivå 2 tilstandsanalyse som stiller krav til koding og registrering av skader i Ordna eiendom. I tillegg skal det utføres historiske søk og nedtegning med skaderegistrering på foto og/eller plan og fasadetegninger i henhold til mal for «tegnforklaring for skaderegistrering». Registreringen stiller også krav til bruk av drone som verktøy for å registrere skader på tak og tårn med tilhørende beslag.

En vurdering av om analysenivået «utvidet nivå 2» er tilstrekkelig eller ikke, skal foretas i løpet av denne prosessen (Viser til måloppnåelse for overordnet forprosjekt: Et overordnet forprosjekt skal resultere i en rapport som gir en samlet oversikt over skader, behov og mangler ved kirkens eksteriør, interiør og inventar. Hensikten er å innhente kunnskap og legge grunnlaget for særskilte forprosjekter og hovedprosjekter).

Hvis tilstandsanalysen avdekker behov for mer undersøkelser, som «nivå 3», skal behovet angis som et anbefalt tiltak i tilstandsrapporten (Viser til måloppnåelse for særskilt forprosjekt: Et særskilt forprosjekt er et forarbeid for konkrete istandsettings-, sikrings- og konserveringstiltak. Hensikten er å hente inn kunnskap og legge et godt grunnlag for gjennomføring av et hovedprosjekt).

Destruktive tiltak bør unngås ved registrering av tilstanden. Hvis det er nødvendig å fjerne løse bygningsdeler (listverk, panel osv.) for å avdekke mulige skjulte skader, skal slike tiltak bare gjennomføres etter avtale med eieren, og dersom det er i henhold til forskrifter eller godkjent av relevante myndigheter og i samråd med relevante fagfolk.

Vi har avgrenset tilstandsvurderingens hovedområde hva angår metodikk til å omfatte kirker fra middelalder frem til 1940. Metodikken kan også benyttes på kirker som er bygget etter 1940, men vi anbefaler at en Standard NS 3424 rapport legges til grunn for disse standardiserte bygningene. Det er fordi vi ikke har opprettet koder for standard byggemetoder og materialer som er definert av nyere tids byggeforskrifter.

Tilstandsvurderingen oppsummeres i en egen separat fagrapport i henhold til integrert mal i tilstandsvurderingens veileder.

Fagrapporten skal ha følgende oppbygning:

• Premisser m.m. for kontrollen av tilstandsanalysen
• Sammendrag/hovedfunn
• Prioritering og beskrivelse av tilstand, risiko, tiltak og anbefalte tiltak
• Eventuelle sikringsbehov
• Anbefalte tilleggsundersøkelser etter f.eks. Nivå 3.
• Konklusjon og oppsummering

I tillegg skal vesentlige avvik og mangler som anbefales fulgt opp med eget særskilt forprosjekt, også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se Post 012, lenger ned).

Aktuelle vedlegg

• Vedlegg 1: Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver
• Veileder til utfylling av: «Vedlegg 1 Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver» 
• Vedlegg 2: Verktøy for tilstandsanalyse for kirker utvidet nivå 2 (kommer)

Post 002 Utarbeide en oversikt over bygnings- og interiørhistorie/endringshistorikk, og innhente historiske tegninger og bilder ved gjennomføring av arkivsøk

Det skal gjennomføres et separat arkivsøk med registrering av tegningsmateriale og bygningshistorikk. Som del av leveransen skal det utarbeides en oversikt over kirkebyggets bygningstekniske endringer, restaurering, ombygging, istandsetting og relevant vedlikeholdsarbeid. Historisk endringshistorikk og fotografier skal sammenfattes i en kronologisk oversikt, og innarbeides som del av den separate fagrapporten beskrevet under Post 001 (over).

I tillegg skal vesentlige historiske kildefunn som kan relateres til bygningens skadehistorikk også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se Post 011).

Aktuelle kilder kan være byggesaksarkiv, kirkelige arkiv, byarkiv, riksantikvarens arkiv, bygdebøker, branntakster og bøker for kirkejubileer med mer. Særlig tidlige byggesøknader og bygge- og materialbeskrivelser er av interesse. Det skal også lages en tegningsliste over relevante historiske tegninger som er tilgjengelige i arkiver.

Som underlag for tilstandsvurdering er eksisterende plan-, snitt- og fasadetegninger og takplan særlig relevant sammen med øvrige detalj- og arbeidstegninger. Byggemeldingstegninger er også av interesse.

Tidlige historiske fotografier av både eksteriør og interiør skal også registreres. Der ovennevnt materiale er tilgjengelig digitalt skal dette vises samlet.

Aktuelle vedlegg:

• Vedlegg 1: Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver
• Veileder til utfylling av: «Vedlegg 1 Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver» 
• Vedlegg 2: Verktøy for tilstandsanalyse for kirker utvidet nivå 2 (kommer)

Post 003 Oppstart logging av inneklima

Logging av inneklima med sensorer skal foregå i minimum 13 måneder.

Data fra loggere skal leveres ferdig tolket i egen fagrapport i henhold til fuktighetsutfordringer og kondenseringspunkt. Loggingen oppsummeres med kvartalsvise diagramoversikter, med minimum fire kvartaler etter årstider.

Registrerte data skal minimum inneholde oversikt over RF i inneluft, inneluft temperatur og innvendig veggtemperatur på representativ yttervegg i skip. Ved behov skal det også gjøres klimaovervåkning i tårn, på loft og i krypkjeller/krypt. I tillegg skal det også innhentes værdata fra lokal værstasjon med utvendig lufttemperatur, vindstyrke, nedbør og regn.

Ved behov tas også RF i vegg eller trekonstruksjon.

NB! Montering av fuktighetsmålings-sensorer i bygningskonstruksjoner kan kreve dispensasjon fra Biskop eller Riksantikvaren.

Oversikt over logging av inneklima skal innarbeides som del av den separate fag-tilstandsrapporten beskrevet i Post 00, over. Vesentlige avvik og mangler som anbefales fulgt opp med eget særskilt forprosjekt, skal i tillegg også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se Post 011, under).

Aktuelle vedlegg:

• Vedlegg 1: Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver
• Veileder til utfylling av: «Vedlegg 1 Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver» 
• Vedlegg 2: Verktøy for tilstandsanalyse for kirker utvidet nivå 2 (kommer)

Post 004 Kartlegging av brannsikkerhet

Kartlegging av brannsikkerhet skal utarbeides som en egen fagrapport. Se egen spesifikasjon utarbeidet av Riksantikvaren og KA.

Til kartleggingsarbeidet er det utarbeidet en mal (vedlegg 3) som skal fylles ut av en kvalifisert brannrådgiver med kompetanse på antikvariske bygninger. Oppdraget gis av kirkeeier. Punktene i malen er ikke utfyllende, men fanger opp et minimum av grunnlagsinformasjon for å jobbe helhetlig med brannsikring av kirkebygg.

Malen består av fire deler.

Første del skal kartlegge «nå-situasjonen». Det vil si å få en oversikt over forhold ved bygningen, inventaret eller grunnen som er viktig for det videre arbeidet.

I del 2 skal risikoen for branntilløp, spredning og skadeomfang vurderes i sammenheng med brannvesenets slokkemulighet.

I del 3 skal informasjon fra de to første delene brukes som grunnlag for utarbeidelse av tiltaksforslag.

I del 4 skal tiltaksforslagene beskrives slik at de videre skal kunne brukes som en oppsummerende rapport. Tiltaksforslagene skal være grunnlag for videre arbeid i særskilt forprosjekt og/eller hovedprosjekt.

Vesentlige avvik og mangler som anbefales fulgt opp med et eget særskilt forprosjekt skal også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se Post 011).

Aktuelle vedlegg:

• Vedlegg 3 Post 004 Mal for kartlegging av brannsikkerhet

Post 005 Kartlegging av elektriske anlegg, og varmeanlegg.

Det skal utføres en kartlegging av kirkens eksisterende elektriske anlegg med fokus på driftssikkerhet. Kartleggingen skal utføres av en kompetent fagperson .

Hele det elektriske anlegget skal vurderes og registreres i henhold til:

• Synlig/skult anlegg
• Beskrivelse av type og anslått alder på isolerte ledninger og brytere
• Manglende jording av anlegg, har anlegget jordfeilbryter mm.
• Type sikringsskap (skru sikringer/automatsikringer), inntakssikringer, kapasitet mm
• Tilstand på elektriske ovner/ benkevarmere, varmekabler mm.
• Gjennomgang av tidligere el-kontroller, og eventuelle registrerte mangler og avvik som ikke er lukket.

Vesentlige avvik og mangler som anbefales fulgt opp med et eget særskilt forprosjekt skal også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se Post 011).

Post 006 Dronefotografering av tak og tårn

Som en del av tilstandsvurderingen beskrevet under Post 001 skal det utføres dronefotografering av tak og tårnhjelm med spir, samt tilhørende beslag og overganger. Dronefotograferingen skal utføres av sertifisert droneoperatør

Vurdering av tilstand og skader på grunnlag av droneopptak skal innarbeides som del av den separate fag- og tilstandsrapporten som er beskrevet i Post 001.

Funn av vesentlige avvik og mangler som anbefales fulgt opp med eget særskilt forprosjekt skal også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se Post 011).

Aktuelle vedlegg:

• Vedlegg 1 Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver
• Veileder til utfylling av: «Vedlegg 1 Mal for konkurransegrunnlag anskaffelse av rådgiver» 
• Vedlegg 2: Verktøy for tilstandsanalyse for kirker utvidet nivå 2 (kommer)

Post 007 Kartlegge behov for oppdatert tegningsmateriale

Det skal kartlegges om det er behov for utarbeidelse av oppdatert tegningsmateriale som del av en leveranse til et eventuelt fremtidig særskilt forprosjekt eller hovedprosjekt.

Vurderingene skal også relateres til innhentet informasjon i “Post 002 Utarbeide en oversikt over bygnings- og interiørhistorie/endringshistorikk, og innhente historiske tegninger og bilder ved gjennomføring av arkivsøk”

Om det det er et fremtidig behov for utarbeidelse av nytt eller revidert tegningsmateriale, scanning eller thermofotografering av kirke så skal dette spesifiseres i sluttrapporten for forprosjektet, slik:

• Plantegninger, etasjeplaner, lofts og takplaner. (m=1:50)
• Snitt-tegninger, lengdesnitt og tverrsnitt (m=1:50)
• Fasadetegninger (m=1:50)
• Relevante detaljer (m= 1:5, 1:10 eller 1:20 etter behov)
• Behov for scanning eller thermofotografering av kirke

Vesentlige avvik og mangler av tegninger som anbefales utarbeidet som arbeidsunderlag til et særskilt for- eller hovedprosjekt skal også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se post 011).

Post 008 Kartlegge behov for ROS-analyse (flom, ras etc.) 

Det skal kartlegges om det er behov gjennomføring av en Risiko og sikringsanalyse som identifiserer en kirkes risikoområder (flom, ras etc.), og som planlegger eventuelle tiltak for å redusere eller forebygge disse.  

Vesentlige momenter som skal vurderes i en ROS-analyse er: 

• Identifisering av risiko. Analysen skal avdekke potensielle farer og trusler som kan påvirke et område, en virksomhet eller et prosjekt. 

• Vurdering av sannsynlighet. Det vurderes hvor sannsynlig det er at disse uønskede hendelsene vil inntreffe.  

• Vurdering av konsekvenser. Analysen ser på de negative virkningene som hendelsene kan ha, både for mennesker, miljø og økonomi.  

• Tiltaksplanlegging. Basert på risikovurderingen utarbeides det tiltak for å redusere sannsynligheten for at hendelsene skjer, eller for å begrense skadene dersom de inntreffer. 

Ros analysen innarbeides i sluttrapporten for overordnet forprosjekt (se Post 011), hvor vesentlige avvik og mangler som anbefales fulgt opp med eget særskilt forprosjekt skal også oppsummeres. 

Post 009 Tilstandsvurdering av kirkekunst- og inventar (konservator NKF-N)1

Kunst- og kulturhistoriske gjenstander i kirken tilstandsvurderes med verktøyet “Tilstandsvurdering av inventar” i eiendomsdatabasen Ordna eiendom. Tilstandsvurderingen skal utføres av konservator NKF-N.

Grunnlaget for utvalg av gjenstander som skal vurderes ligger i inventarregistreringen i Ordna eiendom. Det er kirkeeiers ansvar å sørge for at inventaret er registrert der i forkant av tilstandsvurderingen.

Konservator som skal utføre tilstandsvurderingen, kan bistå med utvalg av inventar for tilstandsvurdering.

Tilstandsvurderingsverktøyet består av et skjema som opprettes for hver gjenstand. Veiledere for dette finner du i vedlegg 7 og 8. Skjemaet består av flere felter, der noen har flervalg med forhåndsdefinerte verdier og andre er fritekstfelter. Det er i tillegg et kommentarfelt på slutten av skjemaet der du kan legge inn all ekstra informasjon som er relevant.

Det skal blant annet gis tilstandsgrad (TG) og konsekvensgrad (KG) for hver gjenstand, og behandlingsbehov og kostnadsoverslag i timer velges fra liste med forhåndsdefinerte verdier. Det tas bilder direkte i skjemaet ved bruk av appen som er utviklet for dette formålet.

Leveransen i en overordnet tilstandsvurdering av kunst og inventar er de fullførte tilstandsskjemaene (kontrollistene) som ligger i Ordna eiendom. I tillegg til de fullførte skjemaene, skal det skrives en kort oppsummerende rapport (se veileder for dette – vedlegg 5, under). Vesentlige avvik og mangler som anbefales fulgt opp med eget særskilt forprosjekt skal også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se Post 011).

Det skal ikke gjøres tester eller tas ut prøver for analyse av kirkekunst og inventar i overordnet tilstandsvurdering.

Aktuelle vedlegg

• Vedlegg 4 Post 009 Tilstandsvurdering av kunst og inventar – veileder til oppdragsgivere
• Vedlegg 5 Post 009 Tilstandsvurdering av kunst og inventar – veileder for konservatorer

Post 010 Avklare om fremtidige tiltak vil kunne berøre automatisk fredede kulturlag i grunnen, samt kartlegge historikk over eksisterende gravetraseer

Det skal utføres en overordnet registrering av om fremtidige tiltak vil kunne berøre automatisk fredede kulturlag i grunnen. Da skal følgende dokumentasjon vurderes:

• Hvis kirkens nærområde berøres av automatisk fredede kulturlag så skal situasjonsplan med fredet kulturlag innhentes fra Askeladden, og benyttes som illustrasjon til beskrivelse
• Informasjon innsamlet fra kirkeeier og eventuelle ansatte som har kjennskap til gravehistorikk ved kirken
• Arkivsøk etter gravesøknader, tidligere innvilgede dispensasjoner og lignende

Kartlegging av eksiterende gravetraseer oppsummeres på et felles kartunderlag som lastes opp i Ordna eiendom.

Vesentlige registreringer som blir gjort i forbindelse med kartlegging av grunn og kulturlag som kan skape fremtidige utfordringer ved restaurering, eller oppgraderingsprosjekter av kirken – og som derfor anbefales fulgt opp med eget særskilt forprosjekt, skal også oppsummeres i prosjektets sluttrapport (se post 011).

Post 011 Utarbeide en samlet sluttrapport for forprosjektet

Forprosjektet skal dokumenteres med en samlet rapport for alle tiltak inndelt med referanse til den enkelte post (med nummer) som oppsummeres.

Et kortfattet sammendrag med hovedkonklusjoner fra de enkelte delrapporter med beskrivelse av tilstand, tiltak og anbefalte tiltak mm.

Forprosjektets rapport skal ellers beskriver følgende:

• innledning
• premisser m.m. for forprosjektet
• sammendrag/hovedfunn
• prioritering og beskrivelse av tilstand, tiltak og anbefalte tiltak
• eventuelle sikringsbehov
• anbefalte tilleggsundersøkelser etter for eksempel nivå 3, eller behov for særskilt forprosjekt
• Oppsummering/konklusjon
• Referanser til utarbeidede fagrapporter i overordnet forprosjekt

Post 012 Sluttrapport med foto skal lastes inn i Ordna eiendom

Alle foto skal nummereres og tekstes, slik at hvert enkelt bilde kan identifiseres ut fra en tilhørende tekst.

Teksten skal inneholde opplysninger om hvilken vegg, takflate eller fasade (himmelretning som nord, syd, vest og øst) og beskrivelse av det er som er fotografert. I tillegg skal synlige skader beskrives. Nummerering av bilder skal samsvare med bildereferanser i forprosjektets sluttrapport.

Aktuelle vedlegg:

• Vedlegg 6 Mal for fotodokumentasjon av kirker

Alle vedlegg